pengertian arsip dan kearsipan

Pengertian Arsip dan Kearsipan

Arsip
Secara etimologi kata arsip berasal dari :

• Bahasa Inggris, yaitu archieve yang artinya kumpulan warkat "Rechord". Artinya catatan dan "file" sekumpulan informasi atau warkat.
• Bahasa Yunani, yaitu archium yang artinya adalah peti untuk menyimpan sesuatu.
• Bahasa Latin, yaitu felum (bundel) artinya tali atau benang.
• Bahasa Belanda, yaitu archief yang artinya warkat.
• Bahasa Jerman, yaitu archivalen yang artinya warkat.

Arsip adalah setiap catatan, rechord, atau warkat yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam huruf, angka, atau gambar yang mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas, kertas film, video computer, dan lain laim yang disimpan menurut sesuatu aturan sehingga apabila diperlukan dapat ditemukan dengan mudah. Contohnya surat, flashdisk, formulir, hasil faksimile, faktur, daftar, grafik, memo, gambar, kwitansi, laporan, surat atau warkat disebut dengan arsip.

Kearsipan
Kearsipan adalah suatu proses kegiatan memulai dari penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan, dan penyimpanan warkat menurut sistem tertentu, sehingga saat diperlukan dapat ditemukan kembali dengan tepat dan mudah.
Tujuan penyelenggaraan kearsipan, antara lain sebagai berikut.

1. Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman
2. Agar mudah mendapatkan kembali arsip yang dibutuhkan dengan cepat dan tepat
3. Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip yang dibutuhkan
4. Untuk menghemat tenaga penyimpanan
5. Untuk menjaga kerahasiaan arsip
6. Untuk menjaga kelestarian arsip
7. Untuk menyelamatkan arsip yang berisi informasi tentang penanggung jawaban perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.

Mungkin hanya itu yang dapat saya sampaikan, semoga dapat bermanfaat bagi kalian semua. Terimakasih:)